Apprendre à se déplacer autrement en entreprise : Construire une politique voyage responsable

byJulie Trinckvel
Young businessman on train station

Cet été, l’impact du transport aérien privé a été plus que jamais discuté. La réponse ironique de l’entraîneur du PSG et les rires sarcastiques de sa super star ont notamment fait grincer bien des dents.

L’impact du secteur des transports est donc de plus en plus dénoncé. En réaction, beaucoup d’individus réinventent aujourd’hui leurs manières de se déplacer et développent de nouveaux imaginaires.

Mais quid des entreprises ? Que peuvent-elles faire aujourd’hui pour être en résonance avec ces préoccupations grandissantes ? Comment exister à l’international tout en restant en cohérence avec ses principes environnementaux ?

Ces interrogations, nous nous les sommes posées il y a plus d’un an chez Deepomatic. Après avoir beaucoup tergiversé, nous avons abouti à la mise en place d’une politique de voyage responsable méticuleusement appliquée depuis.

Cette politique a constitué un véritable défi. Son application a fait l’objet de nombreuses discussions mais étant finalement parvenus à trouver un équilibre entre notre développement et nos principes, nous avons pensé pertinent de partager notre expérience.

Pourquoi agir ?

Notre première comptabilité carbone a révélé l’importance de nos déplacements : ce poste d’émissions figurait en quatrième position des postes les plus importants du bilan, alors même que les premiers résultaient d’un facteur d’émission ayant tendance à les majorer.

Bien que mettre en place une politique de régulation ne soit pas une mince affaire, ce scope est vite apparu comme une des dimensions sur lesquelles l’action pouvait être à la fois la plus immédiate et la plus conséquente.

Qui plus est, contrairement à nos premiers postes dont les facteurs d’émissions présentent des degrés d’incertitude élevés, la quantificatifiction des émissions liées à nos déplacements sont fiables et les évolutions faciles à suivre.

La situation dans laquelle nous nous trouvions était somme toute très commune. Beaucoup d’entreprise font le constat de l’impact conséquent de cette dimension de leur activité : en 2019, l’entreprise californienne Salesforce a révélé que leurs déplacements au cours de l’année avaient représentés l’équivalent de 146 000 tonnes de CO2, ce qui équivaut à la même quantité d’émissions que celles de plus de 17 000 foyers en un an.

Malgré l’opportunité que représentait le COVID pour repenser les manières de se déplacer, les organisations n’ont pas toujours entrepris ou réussi à mettre en place une politique de déplacements durables. D’après le rapport au nom évocateur “Sustainable Travel is More Aspiration than Action”, 3 entreprises interrogées sur 10 auraient mis en place un plan de déplacement et seules 7% de celles-ci inciteraient concrètement leurs employés à choisir des modes de transport peu émissifs.

Cette difficulté à mettre en place des politiques robustes s’explique par les nombreux obstacles qui se dressent sur la route de ceux qui essayent.

Pourquoi est-ce si compliqué ?

Parmi les différents obstacles auxquels font face les organisations, on en trouve qui relèvent de l’imaginaire collectif. L’aviation est en effet la quintessence du progrès technique et son usage est souvent associé au succès

Ce constat est d’autant plus vrai dans certaines professions, comme celles liées la vente, dont l’imaginaire est jalonné par la figure du commercial en constant jet lag, accoutumé aux places de première classe et aux hôtels cinq étoiles, qui passe d’un pays à l’autre sans trêve pour diffuser son redoutable argumentaire. Si on a longtemps ignoré à quel point cet imaginaire pouvait être délétère, il est aujourd’hui urgent de proposer une alternative.

Outre l’imaginaire collectif, on trouve d’autres arguments plus pragmatiques : l’avion est un moyen extrêmement rapide de se déplacer, au point qu’il donne presque l’impression d’abolir les frontières. Il correspond donc bien à la temporalité business. De plus, il est courant – bien que absurde – que les tarifs pour les déplacements aériens soient plus avantageux que leurs équivalents en train. Ces dimensions temporelles et économiques confèrent à ce mode de transport de sérieux avantages contre lesquels il paraît dur de lutter.

Ces atouts sont d’autant plus importants dans le cadre d’une entreprise qui vise un vrai développement international comme Deepomatic. L’ouverture de nos bureaux new-yorkais et londonien accentuaient d’autant plus le défi que représente l’instauration d’une politique de déplacements responsables.

Comment agir ?

Étape n°1 : typologiser ses déplacements

Avant toute chose, il est impératif d’être en mesure de lister de manière exhaustive les différents types de déplacements réalisés dans le cadre de l’activité.

À chaque type identifié, il faut associer les modes de transport les plus susceptibles d’être utilisés en fonction de ce que vous avez observé jusqu’à présent dans votre structure.

Idéalement, il est aussi conseillé d’ajouter une colonne faisant état des principales liaisons qui sont effectuées avec leur kilométrage moyen. Cela nécessite parfois de consulter directement les employés et/ou d’aller fouiller dans les notes de frais.

Le but est d’obtenir un panorama des destinations et de leurs justifications afin d’être en mesure de personnaliser au maximum les règles qui vont être suggérées par la suite. Plus les règles seront ajustées, plus les probabilités de complications dans la mise en place du règlement seront réduites.

Motif de déplacementType de déplacementMode de déplacement
Venir au bureauDomicile-travailTransport en commun Scooter thermique ou électrique Mobilités douces
SéminaireCulture et cohésion Train Avion
Visite d’un employé travaillant dans un de nos bureaux à l’étrangerCulture et cohésion Train Avion
Visite d’un employé ne résidant à proximité d’aucun bureauCulture et cohésion Train Avion
Visite client/prospectBusinessTrain Avion
Organisation/participation salon et conférenceBusinessTrain Avion

Étape n°2 : définir sa philosophie globale

Après avoir obtenu une vision plutôt claire de l’état de fait dans lequel se trouve votre structure, nous recommandons d’esquisser les grandes lignes de votre politique. Elles serviront de guide dans la formulation des règles. Idéalement, ces grands principes doivent eux-aussi être personnalisés autant que possible.

Chez Deepomatic, nous avons optez pour les principes suivants :

  • Privilégier les modes de transport les moins émissifs dès que possible.
  • Optimiser ses voyages pour les rentabiliser en profitant de sa venue pour multiplier les opportunités.
  • Anticiper ses déplacements pour planifier son temps de travail offline et obtenir des tarifs avantageux.
  • Favoriser l’échange à distance sans nuire aux liens qui nous unissent à nos clients et nos prospects.
  • Véhiculer notre culture d’entreprise jusque dans nos bureaux étrangers sans faire exploser notre empreinte carbone.

Cette philosophie globale doit être validée par la direction avant la formulation de règles plus précises pour éviter les points bloquants dans la suite du processus.

Étape n°3: définir des obligations et des incitations concrètes

Idéalement, une politique de voyage durable doit contenir deux types de règles : celles qui imposent fermement des limites et celles qui incitent aux comportements responsables.

Chez Deepomatic, nous avons tenter de définir nos limites le plus clairement possible :

  • Le train est obligatoire à condition que le trajet dure moins de 7 heures pour tous les déplacements qui relèvent de la culture et de la cohésion d’équipe (sauf les séminaires, soumis à une règle différente). Cette limite a été choisie afin d’empêcher le recours à des vols domestiques. De fait, cette règle s’applique uniquement à nos collaborateurs résidant à distance de nos bureaux parisiens. Leur nombre d’allers-retours annuel est quantifié et varie en fonction de deux paramètres :
    1.  la fin de leur période d’intégration : s’ils viennent d’arriver dans l’entreprise, ils peuvent venir deux fois plus pendant un laps de temps imparti afin de se familiariser avec la culture.
    2. la possibilité de prendre le train ou non : si le train n’est pas une option, comme pour nos collaborateurs new-yorkais, alors les possibilités de venir sont moins nombreuses.
  • Le train est obligatoire à condition que le trajet dure moins de 4 heures pour tous les déplacements business. Nous avions initialement utilisé la même limite de 7 heures pour les déplacements business, mais cela paraissait peu adapté à la nature de leur activité qui nécessite des déplacements parfois rapides. Or, une bonne politique doit pouvoir être appliquée sous peine de ne jamais voir le jour.
  • Concernant le séminaire annuel, l’avion est désormais interdit. Le lieu est donc systématiquement choisi en fonction de ce paramètre. 
  • Limiter le nombre d’intervenants sur des événements au strict nécessaire.

Outre l’interdiction ferme, nous proposons aussi des incitations :

  • Afin d’encourager nos employés présents dans le bassin d’emploi parisien à emprunter des mobilités douces pour se rendre au travail, nous avons instauré un forfait de mobilité allant jusqu’à 500€ par an. Les employés souhaitant acheter, louer ou faire réparer des vélos, trottinettes ou encore des scooters électriques peuvent librement en disposer.
  • Pour inciter nos employés se déplaçant pour un motif business à prendre le train même quand le trajet dure plus de 4 heures, nous offrons la possibilité de prendre une première classe.
  • Tout matériel nécessaire à l’amélioration des échanges à distance ou à l’amélioration des conditions de travail dans le train sera offert par l’entreprise, que ce soit dans les locaux ou pour le télétravail.

Étape n°4: communiquer la politique au plus grand nombre

Une fois les obligations et les incitations établies, l’étape suivante consiste à communiquer sur sa mise en place auprès des collaborateurs.

Ils doivent comprendre de manière limpide les motifs ayant entraînés sa mise en place. Obtenir leur adhésion nécessite une compréhension profonde des enjeux sous-jacents. Pour se faire, il est possible de revenir sur votre comptabilité carbone, à détailler le poste déplacements, ou encore à leur faire situer des ordres de grandeur en comparant vos données.

Parallèlement à cette communication interne, il est également nécessaire de faire connaître cette politique auprès des candidats qui aspirent à vous rejoindre. Cette étape nous permet de garantir l’adéquation du candidat avec notre culture. C’est pourquoi nous abordons systématiquement la question en entretien et partageons volontiers toute la documentation relative à cette politique. De prime abord, ce type de mesures peut être perçu comme un frein au recrutement. Pour nous, il en a été tout à fait autrement. Tout est une question de perspective : si vous songez à recruter le meilleur ami de Taylor Swift (dont les 170 vols de jet de l’année ont émis plus 8000 tonnes de CO2…), il est possible qu’il tourne les talons à l’annonce de vos ambitions régulatrices. Mais, après tout, ce n’est peut être pas le type de personnalité avec laquelle vous souhaitez travailler. Derrière elle se cache sans doute d’autres individus tout aussi désignés pour la fonction et prêts à revisiter leurs imaginaires. Du moins, ce sont ceux dont nous avons réussi à nous entourer.

Étape n°5 : valoriser les efforts pour véhiculer un nouvel imaginaire

Fatalement cette politique contraint certains individus plus que d’autres. Je pense tout particulièrement à deux de nos collaborateurs : l’un de nos sales résidant à Nice et faisant plus de 12 heures de train à 7 jours d’intervalle pour venir dans nos locaux parisiens au lieu d’emprunter l’avion, ou encore à l’un de nos développeurs résidant à Rome que l’on voit très peu puisqu’il ne dispose pas d’alternative économe pour venir nous rendre visite.

Aujourd’hui, nous voudrions récompenser les efforts réalisés. Cela passe, selon nous, par leur quantification et leur communication. Les employés renonçant à utiliser l’avion au profit du train, ou ceux optimisant leurs trajets doivent pouvoir visualiser facilement les gains qu’ils permettent. Pour se faire, nous sommes en train de construire un tableur nous permettant de comparer un premier scénario dans lequel l’impact environnemental n’est pas pris en compte et un second qui correspond à la réalité, aux efforts faits.

Nous espérons ainsi rendre tangible les économies permises par notre équipe, les encourager à aborder leurs trajets et plus largement tous les sujets sous un angle « carbone-économe ». Les valoriser c’est contribuer à un nouvel imaginaire dans lequel les tonnes de CO2 économisées sont un facteur d’admiration plus fort que les miles accumulés sur sa carte de fidélité business.

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